Digitalisierung im E-Handwerksbetrieb

Michael, vielleicht noch mal die vertiefende Frage zum damaligen Papier-Zeitalter: Was wolltest du genau ändern und welche Vorteile wolltest du gerade aus diesem Digitalisierungsprozess ziehen?

Michael: Ja, ganz wichtig für mich war, diese ganze Zettelwirtschaft zu beenden. Also ich hatte hier immer auf meinem Schreibtisch unheimlich viele Papierzettel herumliegen und musste das immer den Baustellen zuordnen. Ich habe zig Ordner geführt, wo alle möglichen Unterlagen drin waren – zwischen Stundenzetteln, Fotos und alles sowas, was man so in einer Baumappe hat. Über ToolTime kann ich jetzt sehr gut alles in einem Projekt digital hinterlegen. Ich habe meine Termine, die ich dazu sehen kann. Ich habe meine Stundenzettel, meine Tagesreporte dabei. Ich habe Bilder, Dokumentationen und alles in einer digitalen Mappe. Und da meine Mitarbeiter auf der Baustelle ihren Stundenzettel digital schreiben, kann ich daraus durch wenige Klicks eine Abschlagsrechnung erstellen. Das ist für mich persönlich eine große Zeitersparnis. Zeit, die ich nicht mehr im Büro verbringen muss, sondern für Kundenakquise oder auf der Baustelle nutzen kann.

Ist nicht auch die Gefahr größer, dass Stundenzettel aus Papier eher einmal verschwunden sind?

Michael: Ja, auf jeden Fall. Das ist auch ein großer Vorteil. Definitiv. Und diese ganzen Stundenzettel, wie schon gesagt, das ist ein Riesenpacken, bei dem man dann wieder durchrechnen und alles kontrollieren muss. Irgendwo geht ein Zettel verloren oder bleibt bei den Mitarbeitern im Auto liegen, weil man jetzt abends nicht dran gedacht hatte. Und schon ist ein Tag Arbeit für mich verloren. Digital sieht man sofort, auch wenn man die Rechnung erstellt, wie viele Stunden zusammenkamen.

Marius, jetzt mal eine Frage an dich. Wie unterstützt Ihr die Betriebe, was die Einführung bzw. Anwendung der Software betrifft?

Marius Stäcker: Wir versuchen, niemanden im Regen stehenzulassen, sondern wir haben ein eigenes Team, das sich darum kümmert, den Betrieben zu helfen. Wenn sie eine Frage haben oder wenn sie nicht im Produkt weiterkommen, versuchen wir ihnen zu helfen. Aber wir versuchen auch, ganz am Anfang bei der Einführung proaktiv unter die Arme zu greifen. Da gibt es immer ein paar Tipps und Tricks. Ich habe auch schon Betriebe gesehen, die haben Belohnungen für denjenigen ausgerufen, der die ersten fünf digitalen Arbeitsscheine abgeschlossen hat. Der kriegt dann eine Kiste Bier oder sowas. So kann man auch die Mitarbeitenden gut mitnehmen. Und ich denke, am Ende ist das Erfolgskonzept von einer guten Software bzw. dessen Einführung die Benutzeroberfläche: Am besten sollte sie nahezu selbsterklärend sein.

Wenn sie so kompliziert ist, dass ich ein Handbuch studiert haben muss, dann habe ich kaum eine Chance, meine Mitarbeiter mitzunehmen.

Michael, welche Kriterien hattest Du eigentlich bei der Auswahl der Software-Lösung? Ich glaube, Du hattest schon Erfahrungen mit andere Software-Lösungen vor ToolTime gesammelt?

Michael: Ja, das hat sich auch mit der Zeit ein bisschen geändert. Also anfangs hatten wir eine relativ einfache, kostengünstige Software, wo wir dann aus den Papieren die digitale Rechnung erstellt haben. Und dann wollten wir gerne ein bisschen größer denken und mobil werden. Dann hatten wir uns aber leider für eine falsche Software entschieden. Wir haben anderthalb Jahre mit dieser Software gearbeitet, die modular aufgebaut war. Immer wenn ich irgendeine Änderung haben wollte oder irgendwas ändern wollte, musste ich ein neues Modul kaufen.

Dann kamen wir auf ToolTime und wollten wirklich alles digital bekommen. Wir mochten einfach die Zettel nicht mehr bei uns in der Firma haben. Ich möchte, dass jeder Mitarbeiter seine Aufträge digital hat; dass ich alles digital wiederbekomme. Also das ist im Prinzip mein Wunsch an die Software gewesen, was gar nicht so einfach umzusetzen war.

Mit ToolTime sind wir wirklich gut dabei vorangekommen. Wir müssen immer noch unseren Mitarbeiter ein bisschen weiterbekommen. Aber die sind es natürlich auch ihr Leben lang im Berufsleben gewohnt gewesen, irgendwelche Zettel auszufüllen. So etwas ist auch eine große Umstellung, nur noch mit einem Tablet oder Handy zu arbeiten. Das ist besonders für Mitarbeiter, die nicht Mitte 20 sind, manchmal ein bisschen schwer. Diese digitale Umstellung ist aber auch für unsere Mitarbeiter wirklich hilfreich. Sie sehen z.B. gleich, was ein anderer Mitarbeiter schon auf der Baustelle gemacht hat und wie sie per Google Maps zu der Baustelle fahren können. Das erleichtert auch schon viel.

Marius, Michael hat jetzt bei seinem Betrieb einen eher ganzheitlichen Ansatz gewählt, so dass wirklich alle Bereiche digitalisiert wurden. Wie sind deine Erfahrungen damit – Du hast ja auch Erfahrungen mit anderen Handwerksbetrieben aus eurem Kundenkreis?

Marius: Wir sollten uns erst nochmal vor Augen führen, wie das Handwerk geschaffen ist. In Deutschland haben wir ca. 250.000 Betriebe und ich glaube, 90 % von denen haben unter 20 Mitarbeitende und liegen damit voll in unserer Zielgruppe. Es sind also viele kleine und mittelständische Betriebe. Meiner Meinung nach gibt es da viele Betriebe, die auf der einen Seite sehr ambitioniert sind und sehr gerne digitaler werden wollen. Auf der anderen Seite gibt es aber keine IT-Verantwortlichen und es gibt typischerweise relativ wenig Erfahrung, was Kauf und Einführung von Software anbelangt.

Ich denke, es ist entscheidend für uns, dann eine Software so zu entwickeln, dass ich als Handwerksbetrieb am besten möglichst wenig IT-Know-how brauche. Also am besten einfach überhaupt nichts voraussetzen. Wenn ich ganzheitlich eine Software programmiere, in der dann bestenfalls alle Funktionen drin sind, die nahtlos ineinandergreifen, dann mache ich es den Betrieben ebenfalls viel einfacher, als wenn ich verschiedene Insellösungen habe. Also wenn ich jetzt eine Lösung für Rechnungsstellung hätte, eine für die digitalen Stundenzettel, vielleicht noch einen digitalen Kalender und dann versuche ich die ganzen Schnittstellen alle ineinander zu stöpseln, kann das funktionieren. Das schafft vielleicht auch ein sehr versierter Anwender. Aber ich bin der Meinung, dass eben ein Großteil der Betriebe da draußen gar nicht die Zeit und Ruhe haben, sich damit auseinanderzusetzen, sondern sie wollen eben etwas, das funktioniert. Und deshalb ist es uns auch so wichtig, alle Funktionen abzudecken, die bei so einem Betrieb und einem Betriebsinhaber in erster Linie aufschlagen.

Michael, könntest Du einmal einen Arbeitsablauf schildern, wie ihr jetzt mit der Software arbeitet? Zum Beispiel, wenn ihr eine Anfrage erhaltet.

Michael: Also, ich sage jetzt mal, wir bekommen eine E-Mail mit der Kunden-Anfrage. Dann lege ich mir einen Termin mit dem Kunden an und fahre zum Vor-Ort-Termin: Aufmaß nehmen und alles mit dem Kunden besprechen. Wenn ich wieder im Büro bin und ein bisschen Zeit habe, wird dann ein Projekt angelegt, bei dem aus dem Aufmaß ein Angebot erstellt wird.

Dann werden weitere Termine vereinbart. Am einfachsten wäre jetzt natürlich ein Neubau als Beispiel. Da bräuchten wir jetzt nicht unbedingt noch weitere Termine zu vereinbaren. Dann arbeiten wir die ganze Sache ab. Jeder Mitarbeiter bekommt jeden Tag einen Auftrag von mir eingestellt, der dem passenden Projekt zugeordnet ist. Nach einer Woche könnte ich einfach alle Termine in diesem Projekt, die schon angefallen sind, abrechnen und eine Teilrechnung erstellen. ToolTime baut dann automatisch eine tabellarische Auflistung auf, bei der jeder Tag untereinander steht. Als Leistung werden dann die Tagespunkte dargestellt und ich habe meinen Bericht quasi fertig, so dass der Kunde auch wirklich gut nachvollziehen kann, was an welchem Tag passiert ist.

So würde dann das Projekt im Prinzip weitergehen, bis ich dann irgendwann die Schlussrechnung erstelle. Die Rechnungen können dann gleich per Mail aus ToolTime versendet werden. Im Prinzip ist das also der klassische Ablauf von unseren Projekten.

Und jetzt alles papierfrei?

Michael: Genau, alles ohne Papier!

Dann vielleicht zum Abschluss. Marius, was glaubst du, welche Chancen liegen noch im Handwerk, wenn wir uns das Thema Digitalisierung anschauen?

Marius: Also ich bin ganz generell der Meinung, dass sich das gesamtwirtschaftliche Umfeld gerade ändert. Ich denke, dass man als Betrieb eben auch darauf schauen muss, dass man gute Prozesse hat, nicht zu viel Zeit verschwendet, auch gegenüber dem Endkunden professionell als Handwerksbetrieb auftritt und sich damit absichert, dass man zukunftssicher aufgestellt ist. So verdient man am Ende mehr Geld. Und wenn es dann eine schwächere wirtschaftliche Phase gibt, dann bleiben die Betriebe übrig, die besonders gut aufgestellt sind. Ich kann nur jeden dazu einladen, auf unsere Webseite unter www.tooltime.de zu schauen. Da kann ganz unkompliziert und unverbindlich ein kurzes Beratungsgespräch mit einem Mitarbeitenden bei uns gebucht werden. Dann kann man einmal einen solchen Prozess durchspielen, wie eben den, den der Michael gerade beschrieben hat. Das dauert ca. 30 Minuten. Dann kann man einmal live sehen: Wie würde sich denn so ein Prozess auf meinen Betrieb darstellen lassen? Die Software kann auch tatsächlich ausprobiert und einfach kostenlos getestet werden. Das wäre auch mein Appell: sich als Unternehmer auch immer wieder selbst zu hinterfragen und zu schauen, wo verlieren wir heute Zeit und wie kann ich mich gut aufstellen? Ich glaube, da liegt eine riesige Chance für das Handwerk, gleichzeitig aber auch ein gewisses Risiko, wenn ich das verschlafe. Das möchte ich den Betrieben einfach ans Herz legen.